La mistificazione dell’utilizzo dei fogli di calcolo in ambito aziendale, soprattutto nelle realtà più complesse, è sicuramente l’argomento principe che tanti utilizzano per spingere l’adozione di nuove soluzioni IT. Non posso negare che anche noi, quando non sappiamo più che pesci pigliare, facciamo il solito esempio dei file che fanno il giro degli uffici per poi tornare dal controller totalmente inutilizzabili!

D’altra parte non si può negare che il foglio di calcolo sia molto comodo da utilizzare, diffuso e poco costoso. Per alcuni aspetti è anche la soluzione più efficiente, di seguito riportiamo alcuni esempi:

 

• Data entry
• Generazione documentazione tecnica
• Traduzioni
• Pricing

L’utilizzo come strumento di Data Entry, cioè di inserimento di dati in una base dati informatizzata o generalmente in un programma su computer, risulta una soluzione molto rapida, che permette all’utente anche poco skillato di inserire dati spesso ripetitivi che devono essere acquisiti in contesti non sempre ottimali. Pensiamo alle anagrafiche raccolte in fiera: le persone allo stand devono portare a casa contatti, tanti ed in un contesto abbastanza confuso, senza aver il tempo di riempire una form che spesso rompe le scatole …tipo sulla validazione dei campi! Bene, in questo caso un bel tabellone su foglio di calcolo va benissimo, poi si manda il file in Azienda, oppure la sera in Hotel si caricano i file sul CRM che farà il resto, compresa la validazione dei dati!

Per la generazione di documentazione tecnica un foglio di calcolo è comodissimo, in quanto permette al tecnico di configurare liberamente tutti i parametri, le formule ed i collegamenti interni al foglio per ottenere i calcoli necessari ad un determinato documento. Poi una piattaforma d’integrazione o il sistema stesso di gestione dei progetti  prende i dati e genera, secondo dei template predefiniti (magari anche in formato multilingua), file PDF resi disponibili agli utenti finali su un repository condiviso.